ANNONCE
I mange mindre virksomheder findes der en medarbejder, som alle går til, når teknikken driller.
Det er personen, der ved, hvordan printeren kommer på netværket, hvem der leverer internetforbindelsen, hvordan en ny medarbejder får adgang til de fælles mapper, og hvor man finder login til et system, som ellers kun sjældent skal administreres. Måske står der slet ikke “IT” i vedkommendes jobtitel. Personen er bare blevet den naturlige problemløser gennem årene.
Det kan fungere overraskende længe.
Men modellen har en svaghed: En stor del af virksomhedens IT-viden kan ende med at eksistere ét eneste sted – i hovedet på en medarbejder, som samtidig har et helt andet arbejde, der skal passes.
Et IT firma kan derfor have en vigtig opgave, længe før virksomheden får brug for nye servere, cloudprojekter eller avancerede sikkerhedsløsninger. Første skridt kan ganske enkelt være at skabe overblik.
Ferie bør ikke være et IT-problem
Man opdager ofte først personafhængigheden, når nøglepersonen ikke er tilgængelig.
En ny kollega begynder mandag, men den medarbejder, der normalt opretter brugeradgange, holder ferie. En computer skal skiftes, men ingen andre ved præcis, hvilke programmer der skal installeres. Eller en leverandør beder om information om netværket, som aldrig er blevet skrevet ned.
Ingen af situationerne er katastrofer. Men de tager tid og skaber unødvendige stop i arbejdsdagen.
Derfor er det værd at dokumentere de oplysninger, som ellers let bliver betragtet som almindelig intern viden. Det kan eksempelvis være:
- hvilke systemer og tjenester virksomheden bruger
- hvem der administrerer domæner og internetforbindelser
- hvilke licenser virksomheden betaler for
- hvordan nye brugere bliver oprettet
- hvem der har administratorrettigheder
- hvordan backup håndteres
- hvor udstyr og relevante aftaler er registreret.
Dokumentation skal ikke betyde, at alle medarbejdere får adgang til alle tekniske oplysninger eller adgangskoder. Formålet er at sikre, at virksomheden som organisation har kontrol over sin egen IT og ikke bliver afhængig af én bestemt persons hukommelse.
Et IT firma i Hedensted kan overtage rutinerne uden at ændre alt
Når virksomheden først beslutter at få ekstern hjælp, kan der opstå en bekymring for, om hele den eksisterende IT-løsning nu skal laves om.
Det behøver den ikke.
For virksomheder, der undersøger et Hedensted IT firma, beskriver AZEND en tilgang, hvor den nuværende opsætning først bliver kortlagt. Servere, netværk, licenser, backup og sikkerhed gennemgås, og den viden, der måske hidtil kun har eksisteret hos en enkelt medarbejder, bliver dokumenteret, før der foreslås ændringer.
Det er en væsentlig rækkefølge.
Hvis virksomhedens nuværende Microsoft 365-opsætning fungerer, er der ingen grund til at ændre den blot for forandringens skyld. Det samme gælder computere, netværk og andre systemer, som fortsat løser opgaven.
Den største forbedring kan i første omgang være organisatorisk: at en ekstern partner overtager ansvaret for nogle af de tilbagevendende opgaver.
Det kan være opdateringer, brugeradministration, licensstyring, backup eller almindelig support. På den måde slipper den interne nøgleperson for konstant at blive afbrudt, samtidig med at virksomheden bevarer den viden om forretningen, som medarbejderen måske har opbygget gennem mange år.
AZEND beskriver netop Hedensted-området som et sted, hvor de ofte møder virksomheder, hvor IT hidtil er blevet passet af en ejer eller en teknisk stærk kollega ved siden af det egentlige arbejde.
Gør onboarding og offboarding til faste arbejdsgange
Et godt sted at mærke forskellen mellem improviseret og struktureret IT er, når medarbejdere begynder eller stopper.
Når en ny kollega starter, bør processen helst være forudsigelig. Computeren skal være klar, mailkontoen oprettet, relevante programmer installeret og de nødvendige adgange tildelt. Den nye medarbejder skal ikke bruge første arbejdsdag på at opdage én manglende adgang efter den anden.
Når en medarbejder stopper, gælder den modsatte proces. Adgang til mail, filer, cloudtjenester og øvrige systemer bør gennemgås og lukkes systematisk, og virksomhedens udstyr skal registreres som afleveret.
Det lyder enkelt, men netop gentagne rutiner bliver let udført forskelligt, hvis de ikke er beskrevet.
En fast proces gør samtidig virksomheden nemmere at skalere. Den sjette nye medarbejder skal ikke oprettes på en helt anden måde end den første, blot fordi en anden person tilfældigvis står for opgaven.
Samme princip kan bruges på andre områder. Nye computere kan få en standardopsætning. Licenser kan kontrolleres løbende. Ansvar for backup og opdateringer kan placeres tydeligt. Supporthenvendelser kan få én kendt vej i stedet for at begynde ved nærmeste kollega.
Det behøver ikke gøre arbejdspladsen mere bureaukratisk. Gode IT-processer bør netop fjerne ekstra arbejde.
Den medarbejder, der tidligere var virksomhedens uofficielle IT-afdeling, kan stadig være en værdifuld intern sparringspartner. Forskellen er, at vedkommende ikke længere behøver være den eneste, der ved, hvordan det hele hænger sammen.
Og det er måske en af de mest oversete gevinster ved at professionalisere IT-driften: Virksomheden bliver ikke blot bedre til teknologi. Den bliver mindre afhængig af, at den rigtige person tilfældigvis er på arbejde, når noget skal løses.
